Deine Aufgaben – Dafür brennst Du

Organisation & Administration

  • Unterstützung verschiedener Fachbereiche bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Erstellung und Pflege von Übersichten und Auswertungen mittels Microsoft 365
  • Pflege interner Übersichten, Mitarbeiterdaten und Kontaktdaten
  • Erstellung interner Mitteilungen und Neuigkeiten
  • Zusammenfassung von Meeting-Notizen und Unterstützung bei der Nachverfolgung offener Punkte

Personaladministration & Bewerbermanagement

  • Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Stellenanzeigen in Abstimmung mit den jeweiligen Fachverantwortlichen
  • Kommunikation mit Bewerbern sowie Koordination von Vorstellungsgesprächen
  • Erstellung und Versand von Absagen in Abstimmung mit den Verantwortlichen
  • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Organisation vollständiger Arbeitsplatzausstattung für neue Kollegen
  • Durchführung bzw. Vorbereitung von An- und Abmeldungen bei Ein- und Austritten
  • Bestellung von Transpondern für die Zeiterfassung
  • Kontrolle von Zeitkonten und Weiterleitung von Auffälligkeiten an die Personalleitung

Fuhrpark, Verträge & interne Verwaltung

  • Pflege der Fuhrparkübersicht
  • Überwachung von Leasinglaufzeiten und rechtzeitige Information bei auslaufenden Verträgen
  • Einholung von Angeboten für neue Leasingfahrzeuge
  • Erstellung und Verwaltung von Dienstwagenvereinbarungen
  • Pflege der Übersicht über Mobilfunkverträge
  • Abschluss und Verwaltung von Handyverträgen in Abstimmung mit den Verantwortlichen

Einkauf, Ausstattung & allgemeine Büroorganisation

  • Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien
  • Organisation von Kaffee und Bewirtung für Besucher und Meetings
  • Unterstützung bei der Ausstattung von Arbeitsplätzen
  • Pflege und Aktualisierung interner Benefits
  • Digitale und physische Archivierung von Dokumenten in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen

Projekt- und Sonderaufgaben

  • Erstellung und Pflege von Stundennachweisen für Forschungs- und Entwicklungsprojekte, z. B. im Rahmen von Förderprojekten wie ZIM
  • Monatliche Ermittlung und Dokumentation des Eigenverbrauchs der PV-Anlage
  • Mitwirkung bei der Standardisierung und Verbesserung administrativer Abläufe

Dein Profil – Das zeichnet Dich aus

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
  • Erfahrung in Verwaltung, Office Management, Backoffice, Assistenz oder kaufmännischer Organisation
  • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
  • Vertrauensvoller und diskreter Umgang mit sensiblen Daten
  • Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
  • Organisationsgeschick und Freude daran, den Überblick über viele Themen zu behalten
  • Kommunikationsstärke, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
  • Serviceorientierung und Teamfähigkeit
  • Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen oder kaufmännischer Software von Vorteil